Электронный документооборот и электронная подпись

Все большее распространение в нашей жизни получают цифровые технологии. Удаленная работа, оплата доставок продуктов и подача необходимых документов для получения Госуслуг - все это наша реальность. Поэтому все чаще и чаще в документообороте возникает необходимость использования электронной подписи (ЭП). Но вот какой вид подписи стоит выбрать, следует ли распечатывать подписанные ею электронные документы?

Электронная подпись (ЭП) - это аналог личной подписи, ей подписываются электронные документы. При помощи ЭП можно определить человека, который подписал документ. При получении различного рода государственных услуг, например, подачи налоговой декларации также используется ЭП. Еще она используется в электронном документообороте (ЭДО) для обмена документами между контрагентами и контролирующими органами. Документация, которая была подписана электронно, равнозначна бумажной.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ следующие кадровые документы должны храниться в бумажном виде:

- приказы об увольнении;

- инструкции по охране труда;

- сведения о трудовой деятельности работников;

- акты по несчастным случаям на производстве.

Использование ЭП в документообороте

ЭП существуют двух типов - простая и усиленная. Их обе могут использовать для ЭДО.

Менее защищенной является простая электронная подпись (ПЭП). Она удостоверяется либо с помощью использования пароля и логина для входа на сайт, либо с помощью смс. Она может быть равной ручной подписи только в том случае, если это установлено нормативными актами.

Более надежной является усиленная подпись (УЭП). Такая подпись заменяет сразу и подпись, и печать. Существуют неквалифицированная и квалифицированная ЭП. Самая защищенная – усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она позволяет отследить, что в документе не было произведено никаких изменений после ее подписания, а также определяет подписавшего. Предоставляется только вместе с сертификатом, выдаваемым специальным аккредитованным удостоверяющим центром.

Неквалифицированная электронная подпись менее надежна, чем квалифицированная. Ее можно приравнять к собственноручной, в случае если это предусмотрено нормативными актами или соглашением сторон. Выдается любым удостоверяющим центром.

Возможно ли внедрение ЭДО без использования ЭП

К очевидным преимуществам ЭДО относят снижение затрат компании, грамотную организацию делопроизводства (документы легко найти и хранить, они никаким образом не портятся). Некоторые компании внедряют в свою структуру системы электронного документооборота без электронной подписи с целью облегчения работы. Для внедрения обычно используют уже готовые программные продукты.

Стоит помнить о том, что без ЭП электронные документы не имеют никакой юридической силы. Для этого потребуется наличие бумажных оригиналов. Однако такой документооборот при использовании значительно увеличивает все затраты - смысла в этом никакого.

Советуем вам такой сервис электронного документооборота, как “Добыто”. Это довольно грамотная и эффективная система КЭДО, в составе которой есть такой функционал, как использование электронных цифровых подписей. Это помогает обеспечить надежный и быстрый обмен документацией и с контрагентами, и с клиентами, и с персоналом. По всем интересующим вопросам вы можете связаться с нами по e-mail info@dobyto.ru или телефону 8-499-302-31-83.